0 DASAR-DASAR SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Dasar-dasar Sistem Informasi

Latar Belakang

Sejak tahun 1957 saat dikembangkannya komputer pribadi (personal computer) pertama kali, dunia mengalami perubahan dengan memasuki era informasi. Sebelum era informasi, dunia disibukkan oleh era industri, dimana pada era tersebut terindikasikan oleh buruh dan mesin pabrik. Era informasi ditandai oleh beberapa karakteristik sebagai berikut
1. Alat Utama teknologi informasi
2. Peran Utama Knowledge workers, yakni pekerja yang mampu membuat,
 
mendistribusikan serta menggunakan informasi.
Evolusi Era Informasi

Pada awalnya, sistem informasi dilihat oleh perusahaan sebagai alat penunjang kompetisi utama. Artinya, perusahaan/organisasi yang memiliki sistem informasi mempunyai peluang untuk menjadi pimpinan pasar industrinya. Dalam perkembangannya seiring dengan semakin modern nya teknologi informasi, investasi atas sistem informasi dipandang wajib apabila perusahaan ingin mampu berkompetisi dalam pasar. Sistem informasi tidak lagi dipandang sebagai alat untuk mencapai keunggulan kompetitif namun dipandang sebagai penunjang wajib jika perusahaan ingin mampu berkompetisi. Perusahaan bisnis biasanya menggunakan sistem informasi untuk kepentingan internal, selain untuk berkompetisi. Sistem informasi digunakan untuk:
1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari proses bisnis

2. Pengambilan keputusan manajemen

3. Kolaborasi kelompok (bisnis/industri)


Hirarki Informasi

Untuk memahami apa itu informasi, kita perlu memahami tingkatan-tingkatan informasi yang mampu diproses oleh pikiran manusia. Ackoff (1989) menyatakan bahwa pikiran manusia pada dasarnya mempunyai lima tingkatan informasi:

1. Data. Sesuatu yang mentah, kasat mata, dan biasanya berbentuk simbol atau data kuantitatif (keuangan), pasti ada meskipun tidak berguna, tidak punya arti.

2. Informasi. Data yang telah diberi arti, mempunyai tujuan dan unit analisis. Dalam lingkungan berbasis komputer, sebuah database relasional merepresentasikan informasi.

3. Pengetahuan. Informasi yang telah terintegrasikan ke dalam pikiran manusia, bisa dalam bentuk hapalan akan sesuatu. Dalam lingkungan berbasis komputer, sebuah modul/proses menggambarkan sebuah pengetahuan.

4. Pemahaman. Proses kognitif dan analitis dari suatu pengetahuan, suatu proses pembelajaran, misalnya dengan membandingkan serta mengendapkan pengetahuan lama dengan pengetahuan baru. Dalam lingkungan berbasis komputer, pemahaman dapat terwakili oleh Artificial Intelligent.

5. Kebijakan (Wisdom). Proses yang lebih mendalam dari pemahaman, yakni meleburkanpemahaman ke dalam pikiran manusia yang dipenuhi oleh etika, norma, atau nilai. Proses memahami benar atau salahnya sesuatu dengan meluhat dari sudut pandang pemahamanyang berbeda. Dalam lingkungan berbasis komputer, kebijakan belum mampu direpresentasikan. Kebijakan ini unik khusus pada pikiran manusia.Dalam kaitannya dengan sistem informasi untuk bisnis, maka terdapat tiga tingkatan yangrelevan yang dapat diadopsi dari kelima tingkatan tersebut, yakni:

1. Data,
2. Informasi, dan
3. Pengetahuan

Hirarki Informasi Bisnis

Sistem Informasi

Sistem adalah satu bagian yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan batasan/lingkup yang jelas.

Sistem Informasi adalah gabungan dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur yang terorganisir yang mampu menyimpan, mengambil, dan mendistribusikan informasi di dalam sebuah organisasi.

Sistem informasi secara teori dapat berbentuk sistem manual (paper based).

Kerangka Kerja Sistem Informasi, menurut O'Brien (2007), Sistem Informasi bisnis dapat dijelaskan berdasarkan kerangka kerja sebagai berikut:

Kerangka Kerja Sistem Informasi (O'Brien, 2007)

Konsep Fundamental

Konsep fundamental dari sistem informasi, terutama yang berkaitan dengan konsep bisnis dan manajerial serta konsep teknis dan perilaku sistem informasi. Peran Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif
 
Tipe-tipe Sistem Informasi

Bagan 6: Tipe-tipe Sistem Informasi (O'Brien, 2007)

Dilihat dari peran utamanya, sistem informasi dapat dibagi menjadi dua tipe umum:

1. Sistem Pendukung Operasi

2. Sistem Pendukung Manajemen

Sistem Pendukung Operasi terdiri dari:

1. Sistem Pemrosesan Transaksi. Sistem yang dipakai untuk mengintegrasikan proses transaksi di dalam organisasi, biasa terbagi menjadi dua proses: Sistem Offline dan Sistem Online. Offline, apabila pemrosesan data dengan menyalin data manual terlebih dahulu, sedangkan online, apabila pemrosesan data langsung masuk ke dalam sistem. Sistem online masih terbagi lagi kedalam dua jenis: online batched dan online real-time.

2. Sistem Pengendalian Proses. Sistem yang dipakai untuk mengendalikan proses secara fisik, misalnya pada sistem otomatisasi mesin.

3. Sistem Kolaborasi Perusahaan. Sistem yang dipakai untuk meningkatkan kolaborasi serta kerja tim di dalam perusahaan, misalnya penggunaan forum atau email atau media komunikasi lainnya.

Sistem Pendukung Manajemen terdiri dari:

1. Sistem Informasi Manajemen. Sistem yang dipakai oleh manajemen untuk mengelola informasi atau bahkan mengelola sistem informasi yang ada di dalam organisasi.
2. Sistem Pendukung Keputusan. Sistem yang dipakai oleh manajemen untuk membantu di dalam pengambilan keputusan atas masalah-masalah yang terstruktur. Biasanya dapat menggunakan metode analisis What-If.
3. Sistem Informasi Eksekutif. Sistem yang mengintegrasikan informasi internal dan eksternal organisasi untuk dapat dilihat dan dianalisis oleh eksekutif perusahaan. Misalnya, untuk melakukan peramalan penjualan atau bahkan peramalan demand.

Sistem Informasi Lainnya

1. Sistem Ahli. Sistem yang mampu menyediakan hasil analisis ahli (keuangan, hukum, pasar,
pajak, dll) untuk suatu pengambilan keputusan.
2. Sistem Manajemen Pengetahuan. Sistem yang mendukung penyimpanan, pembuatan, serta pendistribusian pengetahuan di dalam organisasi.
3. Sistem Bisnis Fungsional. Sistem yang terfokus pada kegiatan oleh satu jenis fungsi.
4. Sistem Informasi Strategis. Sistem yang mendukung operasi serta manajemen organisasi untuk pencapaian keunggulan kompetitif atas produk, jasa, maupun kemampuannya.


Strategi Sistem Informasi Bisnis

Latar Belakang

Untuk menanggapi penyebab utama adanya kompetisi, maka perusahaan pada saat menerapkan sistem informasi, perlu memahami strategi apa yang dapat dipakai untuk menjawab penyebab utama kompetisi tersebut. Menurut Porter et. al. (1985) ada lima penyebab utama kompetisi, serta bentuk strategi yang dapat diambil untuk menjawabnya, masing-masing tergambarkan pada bagan berikut:

Strategi Kompetitif

Ada 5 strategi utama penggunaan sistem informasi di dalam perusahaan:
1. Cost leadership
2. Differentiation Strategy
3. Innovation Strategy
4. Growth Strategy
5. Alliance Strategy

Pengembangan Sistem Informasi yang Terhubung antar Pengusaha lewat Internet and extranet, Yang mendukung strategi bisnis dalam hubungan dengan pelanggan, pemasok, subkontraktor dan lainnya

Membentuk suatu jaringan informasi yang terhubung satu dengan yang lainnya dalam suatu lingkup bisnis, dimana satu dengan yang lainnya saling terkait dan menunjang. Contoh : Membuat suatu forum di internet yang dapat diakses oleh setiap member yang ada, untuk mendiskusikan atau membicarakan suatu hal.